Księgi rachunkowe i dziennik księgowań

• Księgi rachunkowe i dzienniki

Ustawodawca definiuje pojęcie ksiąg rachunkowych w ust. 1 art. 13. 13 ustawy o rachunkowości. Przedsiębiorcy często kojarzą je z zasobami informacyjnymi dotyczącymi działalności firmy, zorganizowanymi w odrębne komputerowe zbiory danych.

• Księgi rachunkowe

Księgi rachunkowe będą prowadzone w języku polskim, a także w walucie polskiej. Księgi te zawierają zapisy księgowe, ich sumy oraz salda.

• Księgi pomocnicze

Zestawienia obrotów i sald na koncie księgi głównej i pomocniczej;

Wykaz aktywów i pasywów (tzw. inwentaryzacja).

Zacytuję ustępy 1 i 2 z art. 6 ustawy o rachunkowości.

(1) W księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte przez nią przychody i wszystkie poniesione przez nią koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego okresu obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

(2) W celu zapewnienia porównywalności przychodów i związanych z nimi kosztów, do aktywów i pasywów okresu sprawozdawczego należy zaliczyć przychody lub koszty dotyczące przyszłych okresów lub koszty przypadające na ten okres sprawozdawczy, które nie zostały jeszcze poniesione.

W paragrafie 1 przedstawiono zasadę memoriału, a w paragrafie 2 wyjaśniono sposób zestawiania przychodów i kosztów.

Czym zajmuje się księgowy? czytaj na https://automatyzacjawfirmie.pl/a/dnan,czym-zajmuje-sie-ksiegowy

• Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Artykuły od 9 do 25 ustawy o rachunkowości – „Prowadzenie ksiąg rachunkowych” zawierają przepisy, które opisują prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Ze względu na surowe kary, o których mowa w art. 77 tej ustawy, należy dokładnie zapoznać się z zapisami tego rozdziału. Księgi rachunkowe muszą być prowadzone rzetelnie, dokładnie, sprawdzalnie i na bieżąco. Jest to praktyka stosowana przez księgowych od wielu lat.

• Dziennik

Jako jeden z podstawowych elementów ksiąg rachunkowych, dziennik jest chronologicznym ujęciem, w którym zapisuje się zdarzenia, które miały miejsce w okresie sprawozdawczym. Powinien umożliwiać uzgodnienie obrotów jednostki z bilansem i obrotami księgi głównej.

Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a suma zapisów (obroty), liczona w sposób ciągły. Sposób wprowadzania zapisów do dziennika powinien umożliwiać ich korelację z zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Prawidłowo ponumerowane zapisy powinny być wyraźnie powiązane z dowodami księgowymi, na których się opierają. W takim przypadku naruszona zostanie zasada art. 14 ust. 2 ustawy.

Spółka może stosować dzienniki częściowe, w których zdarzenia są pogrupowane według ich rodzaju. Takie rozwiązanie powinno być opisane w zasadach polityki rachunkowości. Należy również sporządzić zestawienie obrotów na kolejne okresy sprawozdawcze. System informatyczny pozwala zazwyczaj na prowadzenie jednego dziennika o dużej objętości lub wielu dzienników częściowych.

• Dziennik komputerowy

Księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu komputera wymagają nadania zapisowi księgowemu numeru pozycji. Dotyczy to zarówno dziennika, pod którym został wprowadzony, jak i programu księgowego, za pomocą którego ustalane są dane osoby za niego odpowiedzialnej. Zgodność sumy obrotów kont syntetycznych i sumy wszystkich zapisów w dzienniku świadczy o poprawności i kompletności operacji gospodarczych ujętych w księgach rachunkowych za dany okres.

Warto przytoczyć art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Wymienia on elementy ewidencji księgowej i powinien zawierać co najwyżej:

1) Datę dokonania operacji gospodarczej

2) Określenie rodzaju i numerów identyfikacyjnych dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisu, a także daty, jeżeli różni się ona od daty operacji.

3) Zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji. Z zastrzeżeniem, że dla skrótów i kodów należy podać pisemne objaśnienia,

4) kwotę i datę dokonania wpisu

5) rachunek, którego dotyczy zapis. Zasady polityki rachunkowości powinny odzwierciedlać sposób prowadzenia dziennika przez jednostkę.